<virtues>Преимущество системы ЭДО — в ее удобстве: документы можно посмотреть в любое время в любом месте, где есть интернет, и с любого устройства: с компьютера, смартфона или планшета.</virtues> <comment>ОАО «Ростелеком» — одна из крупнейших в России и Европе телекоммуникационных компаний национального масштаба, присутствующая во всех сегментах рынка услуг связи и охватывающая более 34 млн. домохозяйств в России. Компания занимает лидирующее положение на российском рынке услуг широкополосного доступа (ШПД) и платного телевидения: количество абонентов услуг ШПД превышает 10,9 млн., а платного ТВ «Ростелекома» — более 7,7 млн. пользователей, из которых свыше 2,4 млн. смотрят уникальный федеральный продукт «Интерактивное ТВ». Макрорегиональный филиал «Урал» ОАО «Ростелеком» осуществляет свою деятельность на территории Курганской, Свердловской, Тюменской, Челябинской областей, Пермского края, Ямало-Ненецкого автономного округа и Ханты-Мансийского автономного округа — Югры. Задачи Оперативная и удобная для абонентов доставка документов Доставка пакета документов потребителям занимала в лучшем случае несколько дней. Почтовое отправление не давало стопроцентной гарантии своевременного получения (иными словами, пакет может задержаться в одном из пунктов пути). При этом сроки доставки документов имеют значение для потребителей, так как счет-фактура необходим для получения вычета по НДС. Снижение затрат на подготовку и отправку документов Ежемесячно МРФ «Урал» формирует закрывающие документы для своих абонентов — юридических лиц: счета, счета-фактуры, акты, детализации счетов. До перехода на электронный документооборот их нужно было выгрузить из биллинговой системы, распечатать, подписать, упаковать в конверты и отправить почтой абонентам. Каждый месяц МРФ «Урал» отправляет в среднем 180 000 пакетов расчетно-платежных документов. В пакет для отправки входят счет-фактура и другие документы. Решение Для удобства своих контрагентов МРФ «Урал» работает с двумя операторами ЭДО, один из которых — компания СКБ Контур. Среди ключевых причин выбора в пользу системы Контур.Диадок — значительный процент абонентов МРФ «Урал», уже зарегистрированных в Диадоке. Их число превышает 25 000. Внедрение Диадока сначала прошло в рамках пилотного проекта. Для МРФ «Урал» и его контрагентов была спроектирована схема ЭДО, учитывающая специфику деятельности телекоммуникационной отрасли. Интеграцию Диадока осуществляли специалисты компании при помощи команды разработчика. Одной из специфических задач при интеграции стала конвертация файлов, выгружаемых из биллинговой системы, в формат, пригодный для чтения и дальнейшей передачи через интернет. После успешной реализации пилотного проекта компания ввела Контур.Диадок в промышленную эксплуатацию. Результаты Автоматизированное формирование и массовое подписание пакетов документов (повышение производительности работы сотрудников департамента сервисной поддержки коммерческой деятельности). Срок доставки документов до контрагентов сократился от нескольких дней до трех-семи секунд. Сокращение расходов МРФ «Урал» на подготовку, печать и отправку расчетно-платежных документов. Преимущества для контрагентов Получение документов в день отправки. Возможность предъявлять документы для получения вычета по НДС в том же периоде, за который они выставлены. Сокращение времени на обработку документов: благодаря интеграционным модулям они быстро и корректно загружаются в учетную систему. Подключение контрагентов к системе ЭДО Команда Диадока предложила эффективную методику по подключению контрагентов к системе. Она заключается в отправке приглашений к электронному обмену документами с вложенными дополнительными соглашениями, в которые с помощью коннектора были автоматически внесены реквизиты каждого контрагента. Таким образом, абоненту нужно только поставить электронную подпись под соглашением. При этом он не тратит время на его выгрузку и заполнение. В результате за сутки в октябре 2014 г. приняли приглашения более 7,5 % от отправленных 25 000 приглашений. Группа телемаркетинга СКБ Контур продолжит работу по активации абонентов МРФ «Урал».</comment>

<virtues>Специалисты Диадока сопровождали проект на каждом этапе, предлагали идеи, всегда быстро реагировали на возникающие вопросы. Нам было приятно работать с такой профессиональной командой.</virtues> <comment>ООО «БМВ Русланд Трейдинг» (BMW Russland Trading OOO) — официальный дистрибьютор Группы BMW в России. Сегодня компания предлагает российским покупателям 20 моделей автомобилей BMW и более 100 различных модификаций. ООО «БМВ Русланд Трейдинг» обеспечивает немецкому автопроизводителю стабильный рост продаж в России и занимает лидирующие позиции на рынке в премиум-сегменте. В 2013 году компания продала 44 871 автомобиль, что на 11,8% больше, чем в 2012. Одна из его приоритетных задач дистрибьютора — развитие дилерской сети, которая сегодня включает 65 центров. Задачи Сделать работу с документами удобной Главной задачей компании было уменьшение нагрузки на 6 сотрудников логистики и бухгалтерии, которые заняты в бумажном документообороте. Из-за роста продаж возник стабильный прирост исходящих первичных документов, что привело к дополнительной нагрузке на специалистов и тоннам документов на их столах. Ускорить документооборот Подготовка пакета документов внутри компании занимала 2-3 дня: распечатывание, подпись, сортировка и упаковка. Далее, за 3-4 дня, документы доставлялись дилерам. Таким образом, путь документов в одну сторону занимал около недели. Такой же срок требовался на их визирование в дилерском центре и возврат в компанию. Снизить издержки на бумажный документооборот Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоят порядка 580 рублей. При ЭДО отправка одного документа составляет около 7 рублей. Решение Компания решила перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12, которые она отправляет дилерам, и выбрала оператора СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. Главными аргументами в пользу Диадока стали: широкое распространение Диадока среди автопроизводителей с разветвленной сетью дилерских центров; готовые и программные интеграционные решения с большинством учетных и информационных систем; простой интерфейс; бесплатное хранение документов в облачном архиве Диадока; возможность массовой подписи и отправки документов. Внедрение заняло 5 месяцев. На первом этапе реализации проекта команда Диадока изучила действующие в компании процессы формирования и отправки документов, а также собрала основные требования и пожелания коллектива к ЭДО. На втором этапе специалисты Диадока доработали «Диадок.Коннектор» для выгрузки документов в систему ЭДО и преобразования их в xml-формат, так как исходные документы компании — в excel-формате. Затем команда Диадока совместно со специалистами «БМВ Русланд Трейдинг» протестировала систему и перевела сервис в промышленную эксплуатацию. В результате документы компании через коннекторы выгружаются в Диадок, где автоматически распределяются по дилерским ящикам. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. На отправку более 3 000 документов уходит примерно 30 минут. Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция Диадока с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании. Результаты Сегодня бухгалтерия «БМВ Русланд Трейдинг» формирует и отправляет электронные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. По этим типам документов в электронный вид переведено 95% документооборота с дилерами. Задачи, поставленные компанией, выполнены: средний процент нагрузки по работе с документами на каждого из сотрудников снизился с 25 до 1% рабочего времени; сегодня порядка 100 000 документов в год отправляются в дилерские центры в электронном виде; обмен документами с дилерами автоматизирован, исключены этапы печати документов, ручной подписи, проставления печатей, почтовой отправки; документы доставляются дилерам в день формирования и в этот же день могут вернуться с необходимыми подписями.</comment>

<virtues>Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге.</virtues> <comment>«В КОНТАКТЕ» — крупнейшая в рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. У компании более тысячи контрагентов-рекламодателей, для которых формируются счета, акты, счета-фактуры, акты сверки, отчеты. Задачи Снижение затрат на бумажный документооборот Ежегодный документооборот социальной сети «В КОНТАКТЕ» составляет порядка 36 000 исходящих документов. Контрагенты «В КОНТАКТЕ» расположены по всей России, поэтому обмен документами с ними в большинстве случаев происходил через сервис DHL. Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 300 рублей. Ускорение документооборота Бумажные документы требуют больше времени на формирование и отправку. Коммуникация с контрагентами в этом случае не всегда эффективная, а документооборот занимает значительное время. Это задерживает получение оплаты от рекламодателей и тормозит бизнес-процессы компании. Повысить эффективность сотрудников Занесение вручную сведений о документах в учетную систему, печать, упаковка, отправка, контроль получения и возврата подписанных экземпляров, повторный обмен документами, когда это требовалось, поиск в архиве — на это уходили и силы, и время сотрудников, отнимая их ресурсы от выполнения других задач. Снижение влияния человеческого фактора При бумажном, неавтоматизированном документообороте существенное влияние на него оказывает человеческий фактор. Это приводит к ошибкам в оформлении документов и, соответственно, к необходимости исправлений и повторной отправке контрагентам. Решение В конце 2013 года компания приняла решение о переходе на электронный документооборот. Выбор оператора был сделан в пользу компании СКБ Контур — разработчика системы ЭДО Контур.Диадок. Частично организация уже была знакома с ее работой, так как получала через нее входящие документы от ряда контрагентов. Кроме того, в пользу Диадока сыграли такие факторы, как: простота освоения и использования; возможность интеграции с 1С — учетной системой, которой пользуется «В КОНТАКТЕ»; квалификация и оперативное разрешение возникающих вопросов проектной команды; компетентность специалистов техподдержки и разнообразие удобных способов, с помощью которых можно в нее обратиться и получить помощь. Интеграция Для интеграции учетной системы компании «В КОНТАКТЕ» с Диадоком был применен типовой модуль, разработанный СКБ Контур, который позволяет использовать функционал системы ЭДО непосредственно из 1С: отправлять и получать документы, обновлять и синхронизировать информацию в 1С и Диадоке. Разработчики Диадока совместно со специалистами «В КОНТАКТЕ» успешно доработали интеграционный модуль под нужды компании. Сложность была связана с тем, что большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе 1С «В КОНТАКТЕ» хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой, поскольку при регистрации на сайте контрагенты вводили эти данные вручную. Постоянно править адреса невозможно, поэтому для автоматической отправки в рамках ЭДО необходимо было придать данной информации структурированный вид. Программисты СКБ Контура решили эту задачу в течение недели. В результате сотрудники «В КОНТАКТЕ» получили возможность проверять правильность заполнения юридического адреса контрагента и обновлять его данными из Диадока. Решение было успешно внедрено и протестировано, и компания «В КОНТАКТЕ» полностью перешла на обмен электронными документами с контрагентами. Результаты За три месяца работы в системе ЭДО сотрудники «В КОНТАКТЕ» отправили через Диадок более 3000 электронных документов. К очевидным положительным изменениям относятся: существенное ускорение движения документов, что особенно ценно, когда речь идет о географически удаленных контрагентах; снижение расходов на документооборот более чем на 95%; повышение производительности работы бухгалтерии на 80%; минимизация ошибок при работе с документами за счет автоматического формирования документов, а также форматного контроля в Диадоке. Задачи, которые ставила перед собой компания «В КОНТАКТЕ» при внедрении системы ЭДО, были успешно решены. Компания заняла активную позицию в продвижении системы Контур.Диадок среди своих клиентов и партнеров. За три месяца к ней подключились более 500 контрагентов.</comment>

<virtues>За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги.</virtues> <comment>Kia Motors RUS — российское представительство компании KIA, официальный дистрибьютор автомобилей KIA в России, который три года подряд признавался лучшим дистрибьютором KIA в мире. В России действуют 165 дилерских центров KIA, которые продают около 200 тысяч автомобилей в год. Задачи Ускорить документооборот с дилерами В связи с большим числом сделок объем ежегодного документооборота компании составляет около 3 млн. бумажных документов. Документы доставляли дилерам обычной или экспресс-почтой, нередко приходилось привлекать штатного курьера. Собирать документы от региональных дилеров дистрибьютор мог в течение целого квартала. Снизить временные и финансовые издержки на бумажный документооборот Ежегодные затраты на документооборот компании достигали 60 млн. рублей. Чтобы сократить издержки на пересылку документов и автоматизировать значительную часть работы бухгалтерии, дистрибьютор решил перевести свою документацию в электронный вид. Решение и особенности интеграции В декабре 2011 года Kia Motors RUS выбрала в качестве решения — систему юридически значимого обмена электронными документами Контур.Диадок. Переход на ЭДО в KIA проходил в три этапа: 1. Перевод в электронный вид самой значительной части документооборота — ДО по поставкам запчастей Дилеры используют конфигурацию учетной системы 1С «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти. Редакция 4.1». Интеграция с ней потребовала некоторых доработок в имеющемся модуле Диадока. Специалисты СКБ Контур доработали его под потребности компании и внедрили в короткие сроки. 2. Перевод в электронный вид документооборота по продажам автомобилей Учет остальных документов компании ведется в SAP. Для интеграции системы Диадок с SAP был привлечен технологический партнер DocFlow Best Practice с его готовым решением. 3. Подключение дилеров и работа с возражениями Дилеры по-разному восприняли инициативу KIA по внедрению ЭДО. Некоторые посчитали, что нововведение вынуждает их нести лишние затраты и выгодно исключительно дистрибьютору. Чтобы ликвидировать эти опасения и упростить переход всех 160 контрагентов на ЭДО, компанией Kia Motors RUS было принято решение сначала отработать все процессы в рамках пилотных проектов с тремя крупнейшими дилерами. Рабочая группа из бухгалтеров, IT-специалистов и менеджеров организовала встречи с дилерами, составила регламент взаимодействия и провела все технические работы. Во время тестирования специалисты техподдержки команды Контур.Диадока собирали замечания дилеров и корректировали действия рабочей группы. Это позволило избежать сложностей на этапе массового подключения контрагентов. Спустя всего 5 месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от KIA в день их формирования, а заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы. Оптимизация бизнес-процессов на основе ЭДО По результатам анализа электронного документооборота с дилерами в систему ЭДО, помимо функции обмена первичными документами, было решено включить и другие операции. В частности, расширить возможности стандартного делопроизводства: 1. Настройка обмена актами сверки взаиморасчетов, письмами-напоминаниями о просроченной задолженности или предстоящих платежах Теперь работа со всеми документами ведется в режиме единого окна. 2. Настройка автоматического контроля совпадения 17-значных идентификационных номеров запчастей и автомобилей (VIN) во всех документах по одной поставке В итоге качество подготовки документов стало заметно лучше, а скорость их формирования сократилась до одного дня. 3. Возможность в онлайн-режиме отслеживать подписанные на стороне дилера документы Это позволило сократить срок их подписания с квартала до трех дней. 4. Возможность согласования различных документов, в частности, документов на предоставление бонусов и скидок Раньше этот процесс растягивался на несколько месяцев, а теперь занимает считанные дни. Результаты 98-99 % документов возвращаются от дилеров в течение одного дня. Компании больше не требуется привлекать дополнительных сотрудников для ведения делопроизводства. Ей не приходится расходовать средства на поддержание бумажного документооборота. За счет визирования электронной подписью документы полностью легитимны, их не нужно дублировать на бумаге. Автоматическая проверка правильности оформления документов упростила работу сотрудников бухгалтерии. По оценкам специалистов, проект стал окупаться на шестой месяц (за счет сокращения затрат, связанных с покупкой бумаги, канцтоваров, а также доставкой экспресс или обычной почтой).</comment>